Resepsionis: Pengertian, Tugas, Syarat Menjadi Resepsionis

Mari kita mulai dengan definisi profesi resepsionis yang sederhana:

Resepsionis di gaji dengan tugas untuk mengurus penerimaan pelanggan di bisnis, kantor, klinik, rumah sakit, hotel, bank, restoran dan fasilitas lainnya dengan resepsi di pintu masuk.

Banyak bisnis dan kantor publik memiliki resepsionis yang mengurus penerimaan tamu atau pelanggan dari fasilitas di lokasi yang dapat berupa kantor depan, meja depan atau gerbang. Jadi resepsionis aktif di banyak tempat: di hotel dan bisnis di industri perhotelan, di perusahaan dan pihak berwenang , rumah sakit, klinik , dalam praktik medis dan kantor seperti firma hukum, konsultan pajak, arsitektur dan kantor teknik.

Resepsionis atau Front Office adalah orang pertama yang dihubungi pengunjung ketika memasuki fasilitas atau kantor. Oleh karena itu, seorang resepsionis harus ramah dan sopan dan dapat berurusan dengan orang-orang dengan cara yang positif dan konstruktif. Tugas receptionist ini mewakili perusahaan dan bertanggung jawab atas kesan pertama yang baik di antara pelanggan dan tamu.

Apa pekerjaan seorang resepsionis?

Tugas dari receptionist sangat beragam: ia menerima pelanggan , tamu atau pengunjung, permintaan informasi menjawab sesuai standar dan peraturan majikan, menyediakan informasi bahwa orang disertai ke dalam gedung, ke lokasi target (kantor, ruang, departemen). Staf bagian penerima tamu juga berkontribusi menjaga keamanan melalui kontrol pintu masuk .

Mereka juga melakukan tugas-tugas kantor umum , mirip dengan tugas seorang sekretaris : menjawab dan meneruskan panggilan masuk, memproses e-mail dan surat, mengisi dan mengarsipkan dokumen, tugas administratif dalam administrasi.

Tapi tidak hanya itu :

Bergantung pada jenis fasilitas di mana seorang resepsionis bekerja, ia mungkin juga memiliki tugas lain yang harus dilakukan dalam mendukung kolega dan atasan dalam bisnis sehari – hari . Untuk perusahaan besar mis. Sebagai contoh, resepsionis bertanggung jawab atas persiapan organisasi dan tindak lanjut dari konferensi dan pertemuan, perencanaan alokasi ruang konferensi, pendampingan pelanggan dan pemasok ke departemen terkait di rumah.

Di klinik dan kantor dokter , resepsionis mengambil alih koordinasi jadwal oleh dokter dan terapis, check-in dan check-out dari pasien serta tugas-tugas administrasi lainnya (misalnya. Sebagai pelaksanaan resep dan penyelesaian).

Waktu kerja dari kekuatan penerimaan tergantung pada kali pembukaan fasilitas di mana ia beroperasi: di sebuah perusahaan, kantor atau firma hukum adalah sering ada jam kerja tradisional dari Senin sampai Jumat . Di industri kesehatan dan industri perhotelan, di sisi lain, jam kerja dapat sangat bervariasi dan lebih fleksibel (mis. Juga mencakup kerja shift : shift awal atau shift terlambat).

Tugas dan tanggung jawab resepsionis

Tugas utama seorang resepsionis adalah: Penerimaan pelanggan dan pengunjung ke fasilitas, Memberikan informasi, Menemani pelanggan ke tujuan di dalam fasilitas,

Tugas utama seorang resepsionis adalah:

  • Penerimaan pelanggan dan pengunjung ke fasilitas
  • Memberikan informasi
  • Menemani pelanggan ke tujuan di dalam fasilitas
  • Penerimaan dan penerusan panggilan masuk
  • Memproses surat masuk dan keluar
  • Organisasi dan pengarsipan dokumen
  • Pemesanan manajemen
  • Manajemen penunjukan
  • Mengambil kegiatan administrasi tambahan

Training Receptionist

Tidak diperlukan pengetahuan teknis administratif untuk pekerjaan resepsionis : sebaliknya, pekerjaan yang berhasil dalam penerimaan pelanggan membutuhkan talenta hebat dalam hubungan interpersonal dan kontak dengan publik .

Keberhasilan penyelesaian pelatihan kejuruan komersial (sebagai pegawai kantor) atau pelatihan di industri perhotelan, keahlian memasak dan pengalaman profesional awal di bidang bantuan sangat diinginkan, tetapi bukan keharusan.

Training medis lengkap atau beberapa tahun pengalaman profesional di bidang kesehatan mungkin diperlukan dalam iklan pekerjaan untuk resepsionis medis .

Secara umum, keterampilan komputer yang memadai diperlukan untuk mengoperasikan email dan PC. Program induksi singkat dapat membantu Anda mempelajari dan menggunakan sistem manajemen internal dan menjadi terbiasa dengan prosedur bisnis spesifik untuk layanan telepon dan pos, manajemen janji temu, pemesanan, dll.

Pengetahuan tentang bahasa asing juga termasuk dalam persyaratan dalam tawaran pekerjaan untuk resepsionis. Selain keterampilan bahasa Indonesia baik tertulis dan lisan, kemampuan untuk berkomunikasi dalam satu atau beberapa bahasa asing pada dasarnya penting, terutama ketika bekerja di perusahaan dan hotel dengan pelanggan internasional. Namun dalam ekonomi global, pengetahuan bahasa Inggris juga merupakan keterampilan yang semakin penting bagi semua resepsionis, baik di lembaga publik maupun swasta.

Keterampilan dan Persyaratan Resepsionis

Syarat penting yang harus dipenuhi oleh resepsionis adalah: Orientasi pelanggan dengan fokus pada standar layanan tinggi,  Keterampilan komunikasi (melalui telepon, email dan secara langsung),  Bakat dalam berurusan dengan orang, keramahan, kesopanan

Syarat penting yang harus dipenuhi oleh resepsionis adalah:

  • Orientasi pelanggan dengan fokus pada standar layanan tinggi
  • Keterampilan komunikasi (melalui telepon, email dan secara langsung)
  • Bakat dalam berurusan dengan orang, keramahan, kesopanan
  • Pengetahuan bisnis dasar
  • keterampilan komputer
  • Fleksibilitas dan multitasking
  • Perhatikan detailnya
  • Pemecahan masalah dan kemampuan untuk bereaksi dengan tenang dan hati-hati terhadap situasi yang penuh tekanan

Karier

Karier sebagai resepsionis – Memulai karir Anda sebagai resepsionis adalah solusi yang sangat baik untuk memulai karir Anda di sektor layanan. Mulailah dari posisi ini, beberapa jalur karier yang lain akan terbuka.

Resepsionis di perusahaan, tempat latihan atau kantor memiliki banyak keuntungan, mis. Sebagai contoh, mereka dapat memperdalam pengetahuan mereka tentang organisasi kantor umum, administrasi dan akuntansi dan karena itu dapat bekerja sebagai sekretaris, asisten personel atau asisten eksekutif .

Selain itu, keterampilan yang diperoleh dalam layanan pelanggan dapat berhasil ditransfer ke fungsi lain: khususnya sebagai kepala layanan pelanggan dan layanan purna jual atau di bidang pameran dagang, kongres dan manajemen acara .

Keuntungan

Keuntungan menjadi resepsionis - Di satu sisi, bekerja sebagai resepsionis membuatnya relatif mudah untuk menemukan pekerjaan karena itu adalah posisi entry-level , yaitu tugas yang juga cocok untuk orang tanpa pengalaman kerja.

Keuntungan menjadi resepsionis – Di satu sisi, bekerja sebagai resepsionis membuatnya relatif mudah untuk menemukan pekerjaan karena itu adalah posisi entry-level , yaitu tugas yang juga cocok untuk orang tanpa pengalaman kerja. Di sisi lain, ia menawarkan kesempatan untuk memenuhi fungsi strategis yang penting. Receptionist adalah orang pertama dengan siapa pelanggan saat memasuki perangkat datang ke dalam kontak. Karena itu, ia bertanggung jawab atas kesan pertama dan sering menentukan untuk hubungan di masa depan dengan pelanggan ini.

Bekerja di area penerimaan juga memungkinkan untuk membiasakan diri dengan pekerjaan kantor dan mempelajari kegiatan administrasi yang luas – dari penerimaan pengunjung hingga pemesanan perjalanan, dari layanan pelanggan telepon ke manajemen pengaduan, dari pemrosesan pos hingga pembuatan faktur. Dengan cara ini, kompetensi utama yang mudah ditransfer diperoleh di banyak sektor lain, dari administrasi hingga layanan pelanggan .

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.